> Zo regelt u een tolk in een organisatie

> Zo regelt u een tolk in een zelfstandige praktijk

> Wanneer kiest u voor een tolk?

> Hoe zorgt u voor een goed gesprek met de juiste tolk erbij?

​

 

Zo regelt u een tolk in een organisatie

​

Voor een zorgvrager met een reguliere zorgpas 

U kunt het beste in uw eigen organisatie vragen hoe u een tolk kunt inschakelen, want de toegang tot tolken is niet overal hetzelfde geregeld. Als de toegang niet goed geregeld is, kunt u altijd verwijzen naar de richtlijn ‘Omgaan met taalbarrières in de zorg en het sociaal domein’ die gepubliceerd is op 9 oktober 2025. Daarin staat heel duidelijk dat u een tolk mag inschakelen wanneer u dat nodig vindt om goede zorg te bieden. 

 

Ook de financiering van de kosten van een tolk is niet voor alle sectoren hetzelfde. Als voor uw organisatie de kosten een drempel zijn voor het inschakelen van tolken, dan horen wij dat graag via tolken@johannes-wier.nl. Dan kunnen wij uw voorbeeld meenemen in ons pleidooi voor toegang tot tolken voor alle zorg- en hulpverleners. 

 

Voor een zorgvrager met een COA-zorgpas 

U kunt gratis een tolk inschakelen met het nummer van de COA-zorgpas van uw zorgvrager via bureau Global Talk ‑ telefoon 088 255 52 22. We adviseren u ook om bij Global Talk een Tasnet-account te regelen. Want dan kunt u de volgende keer via hun app of website een tolk aanvragen, en krijgt u sneller een tolk aan de lijn.

 

Voor een zorgvrager uit Oekraïne

U kunt het beste in uw eigen organisatie vragen hoe u een tolk kunt inschakelen, want de toegang tot tolken is niet overal hetzelfde geregeld. Als de toegang niet goed geregeld is, kunt u altijd verwijzen naar de richtlijn ‘Omgaan met taalbarrières in de zorg en het sociaal domein’ die gepubliceerd is op 9 oktober 2025. Daarin staat heel duidelijk dat u een tolk mag inschakelen wanneer u dat nodig vindt om goede zorg te bieden. 

 

Ook de financiering van de kosten van een tolk is niet voor alle sectoren hetzelfde. Als voor uw organisatie de kosten een drempel zijn voor het inschakelen van tolken, dan horen wij dat graag via tolken@johannes-wier.nl. Dan kunnen wij uw voorbeeld meenemen in ons pleidooi voor toegang tot tolken voor alle zorg- en hulpverleners. 

 

Zo regelt u een tolk in een zelfstandige praktijk

​

Voor een zorgvrager met een reguliere zorgpas 

U kunt altijd een tolk inschakelen als u dat nodig vindt om goede zorg te bieden. U bent vrij in de keuze van een tolk, maar het moet natuurlijk wel een geregistreerde tolk zijn. U kunt een tolk inschakelen via een tolkendienst of door een tolk te zoeken in het register van beëdigde tolken en vertalers. 

 

Uw praktijk moet de kosten voor het inschakelen van een tolk zelf betalen omdat er voor uw sector op dit moment geen landelijke regeling is. Zo gauw er een landelijke oplossing is voor uw sector, vermelden we dat hier meteen!

 

Voor een zorgvrager met een COA-zorgpas 

U kunt gratis een tolk inschakelen met het nummer van de COA-zorgpas van uw zorgvrager via bureau Global Talk ‑ telefoon 088 255 52 22. We adviseren u ook om bij Global Talk een Tasnet-account te regelen. Want dan kunt u de volgende keer via hun app of website een tolk aanvragen, en krijgt u sneller een tolk aan de lijn.

 

Voor een zorgvrager uit Oekraïne

U kunt gratis een tolk inschakelen met de AGB-code van uw organisatie via bureau Global Talk - telefoon 088 255 52 22. De AGB-code vindt u hier. We adviseren u ook om bij Global Talk een Tasnet-account te regelen. Want dan kunt u de volgende keer via hun app of website een tolk aanvragen, en krijgt u sneller een tolk aan de lijn.

 

Voor een ongedocumenteerde zorgvrager 

U kunt altijd een tolk inschakelen als u dat nodig vindt om goede zorg te bieden. U bent vrij in de keuze van een tolk, maar het moet natuurlijk wel een geregistreerde tolk zijn. U kunt een tolk inschakelen via een tolkendienst of door een tolk te zoeken in het register van beëdigde tolken en vertalers. 

 

Uw praktijk moet de kosten voor het inschakelen van een tolk zelf betalen omdat er voor uw sector op dit moment geen landelijke regeling is. Zo gauw er een landelijke oplossing is voor uw sector, vermelden we dat hier meteen!

​

Wanneer kiest u voor een tolk? 

De nieuwe richtlijn ‘Omgaan met taalbarrières in de zorg en het sociaal domein’ van 9 oktober 2025 is de basis van deze gebruiksaanwijzing. Bij uw keuze voor een tolk draait het om uw verantwoordelijkheid om goede zorg te bieden, maar wel altijd in overleg met uw zorgvrager. Goede zorg betekent ook samen beslissen. Wanneer is een tolk echt nodig, wat zijn uw overwegingen, en wat wil uw zorgvrager precies? 

 

Een andere taal? Zo lossen we dat samen op!

Dat is ook de titel van de samenvatting van de richtlijn, waar u in een schema op één A4’tje hetzelfde vindt als hier.

 

Schat u in dat het een complex, gevoelig of ingrijpend gesprek wordt?

Dan heeft u twee opties: 

 

1. U schakelt een tolk in, een professional die net als u geheimhoudingsplicht heeft. Dan weet u zeker dat alles wat u allebei zegt precies vertaald wordt.

2. U draagt uw zorgvrager over aan een zorgverlener die de moedertaal van uw zorgvrager spreekt en die dezelfde zorg kan leveren. 

 

​Overweeg de twee opties hierboven bij voorkeur ook bij eerste gesprek of een intake!

 

Schat u in dat het een eenvoudige gesprek wordt?

Dan hoeft u meestal geen tolk in te schakelen om goede zorg te kunnen verlenen. U heeft in dat geval wel vier opties:

 

1. Soms lukt het toch om elkaar in het Nederlands te begrijpen, of in een andere taal die u allebei spreekt.

2. Als er een volwassen naaste van uw zorgvrager is meegekomen, bespreek dan met uw zorgvrager en de naaste of het een goed idee is om die te laten vertalen. Nadelen zijn wel dat een naaste geen geheimhoudingplicht heeft, en nooit zo onafhankelijk en precies kan vertalen als een tolk. En misschien voelt uw zorgvrager zich dan niet vrij genoeg om alles te zeggen of te vragen, wat goede zorg kan belemmeren.

3. U gebruikt een vertaalapp of een vertaalapparaat. Dat kan alleen als u allebei met zo’n hulpmiddel overweg kunt en de privacy gewaarborgd is. Bedenk ook dat de kwaliteit van de vertaling sterk wisselt tussen de talen: Nederlands-Engels is bijvoorbeeld van betere kwaliteit dan Nederlands-Arabisch.

4. Lukt het met die drie opties niet om goede zorg te bieden? Beslis dan samen of u een tolk inschakelt, of draag uw patiënt over aan een zorgverlener die de moedertaal van uw zorgvrager spreekt.

 

Een kind laten vertalen? Doe dat nooit! 

​Laat nooit een kind of jongere vertalen. Een minderjarige moeten we gewoon niet met die verantwoordelijkheid belasten. Ook niet bij een eenvoudig gesprek. Want  een vraag die voor een volwassene eenvoudig is, kan voor een kind complex zijn. Over het trauma dat een kind hierbij kan oplopen, en de gevolgen voor de kwaliteit van het gesprek, is inmiddels veel bekend. Laten we gewoon dat risico niet nemen, dat is voor u, voor de zorgvrager én voor de minderjarige de beste weg. En bovendien, hoort dat kind niet op school te zitten?

 

Hoe zorgt u voor een goed gesprek met de juiste tolk erbij?

Het tolkenbureau moet het volgende van u weten om de juiste tolk te kunnen inzetten:

 

1. Welke taal spreekt uw zorgvrager 

2. Uit welk land komt hij of zij

3. Hoeveel tijd heeft u de tolk nodig 

4. En als de zorgvrager of u voorkeur heeft voor een vrouwelijke of een mannelijke tolk dan kunt u dat ook aangeven.

            

U heeft de leiding over het gesprek

Als u de juiste tolk aan de lijn heeft, moet hij of zij zich zo snel mogelijk een beeld kunnen vormen van de situatie. Daarom stelt u zichzelf eerst voor, met uw naam en uw functie. Vervolgens stelt u de zorgvrager voor, en eventueel een naaste die mee is gekomen. Noem de leeftijd, het geslacht en de zorgvraag. En als u merkt dat de zorgvrager zich zorgen maakt of de tolk misschien een bekende is, noem dan geen namen. 

 

Daarna zal de tolk zich voorstellen, en de geheimhoudingsplicht in beide talen nog eens benadrukken. Dat is belangrijk voor het wederzijds vertrouwen. Vraag daarna ook even of de zorgvrager en tolk elkaar goed begrijpen.

​

U spreekt zo gewoon mogelijk

 U voert het gesprek met de man, de vrouw of het kind net zoals u zou doen zonder tolk erbij. U praat dus niet met de tolk, maar gewoon met de zorgvrager terwijl u elkaar aankijkt, alsof er geen tolk meeluistert. Zeg bijvoorbeeld ‘Hoe lang heeft u die klacht al?’ En geef de tolk daarna meteen de tijd om te vertalen, dan de zorgvrager om te reageren, dan de tolk weer om het antwoord te vertalen. Pas daarna kunt u de volgende vraag stellen of stap zetten. Ja, dat is echt even wennen.

 

En u spreekt zo concreet mogelijk  

Het lijkt een open deur, maar een tolk ziet via de telefoon niet wat u doet. Dus als u bijvoorbeeld de knie van de zorgvrager onderzoekt, of de zorgvrager reageert met een knikje, benoem dat dan zodat de tolk weet wat er gebeurt. Een glimlach kan de tolk niet zien, die moet u benoemen. Al die dingen die een tolk niet kan zien maar die wel van belang zijn, de moet u echt even uitspreken.   

 

En u spreekt zo eenvoudig mogelijk

Leg moeilijke woorden en vaktermen uit, dan kan de tolk correct vertalen. Houd uw zinnen steeds kort, en zo eenvoudig en concreet mogelijk. En als de tolk veel meer woorden gebruikt dan u, dan is er waarschijnlijk geen letterlijke vertaling mogelijk, en moet de tolk het omschrijven. U kunt natuurlijk wel aan de tolk vragen wat hij of zij precies gezegd heeft. 

 

Zo garandeert u een geslaagd zorgcontact

Gebruik een terugvraagmethode om te controleren of de zorgvrager en u elkaar begrijpen. Vraag bijvoorbeeld: ‘Ik wil graag weten of ik het goed heb uitgelegd. Kunt u mij in eigen woorden vertellen wat we hebben afgesproken?’ Zo kunt u stap voor stap controleren of de zorgvrager en u elkaar begrijpen, en of de zorgvrager instemt met de door u voorgestelde aanpak. 

 

Twee voorbeeldfilmpjes van het werken met tolken vindt u hier.